영어 비즈니스 메일 작성하기 / 영문 이메일 - 제목, 인사말 작성하기

안녕하세요 :)

오늘은 제가 해외영업 인턴으로 일하면서 가장 기본적으로 하는 업무이자 출근하자마자 확인하고 응대를 해야하는 일인 영어 메일 작성에 대한 포스팅을 작성해보려고 합니다.

 

 

비즈니스 영어 메일 작성 방법

 

 

실제로 영어 공부를 많이 하더라도 비즈니스 메일을 영문으로 보내는 작업은 어느정도 경험이 쌓이고 다양한 메일을 접해봐야 익숙해지는 부분인데요, 저도 인턴으로 막 입사했을 때 간단한 인사말조차 작성하기 어려웠던 경험이 떠오릅니다. 저처럼 이제 막 해외영업 업무를 시작하신 분들을 위해 영어 비즈니스 메일의 서론 부분인 인사말과 서문에 대해 꼼꼼하게 알아보도록 하겠습니다. 

 

 

제목 작성하기

 

먼저 이메일의 제목은 명사형으로 간결하고 내용을 한 번에 파악할 수 있는 단어를 활용해 작성하는 것이 좋습니다. 예를 들면 특정 회사의 제품을 구매하기 위해 오더를 넣는 메일이라면 ' Purchase Order for ~~' 특정 제품에 대한 문의를 하는 메일이라면 'Inquiry about ~' 이정도로 한눈에 메일이 어떤 내용인지를 파악할 수 있도록 작성하는 것이 중요합니다. 밑의 단어들은 메일 제목에 사용하기 좋은 명사(구) 모음입니다.

 

 

• request for~ (요청)
• invitation (초대)
• confirmation about ~ (확인)
• Inquiry about ~ (문의)
• meeting in (회의)

 

 

그리고 해외 영업 업무같은 경우에는 특히 나라별 시차때문에도 메일이 바로바로 답장이 오지 않는 경우가 많은데요, 만약 특정 날짜까지 반드시 답장을 받아야하는 업무라면 날짜를 제목에 포함하거나 URGENT 라는 문구를 제목 앞에 작성함으로써 이 메일이 빠른 답장을 요구하는 메일 혹은 반드시 확인해야하는 메일임을 수신자에게 상기시켜줄 수 있습니다.

 

 

 

인사말 작성하기

영문 메일은 주로 메일을 받는 사람에게 Dear. ~ 라고 시작하는 경우가 대부분입니다. 신규 거래를 하는 거래처라면 Mr. 혹은 Ms. 등 격식을 차린 호칭을 이용하고, 기존에 거래를 하고 메일을 주기적으로 보내는 사이라면 그냥 이름을 넣어 친근한 호칭을 사용하는 것도 좋은 방법입니다. 

 

 

• Dear ~,
• Dear Mr.~,

 

 

그리고 제가 사수로부터 첫 메일 발송 요청을 받았을 때 가장 당황했던 부분이라 더욱 기억에 남고 공유하고 싶은 부분이 바로 '거래처 담당자가 명확하게 누구인지 모르는 경우 어떻게 호칭을 해야하는가' 입니다. 참고로 제 개인적인 경험을 공유해드리자면, 저는 곧장 머리속에 Unknown 이라는 단어가 스쳐지나갔지만, 회사를 대표하여 메일을 보내는 격식을 갖춰야할 때 Dear Unknown이라는 표현은 적절하지 않겠죠? 이럴 때 쓸 수 있는 표현이 바로 이것입니다.

 

 

• To whom it may concern, 

 

 

보통 비즈니스 메일의 같은 경우 메일 자체에 name@company 이런 식으로 회사와 이름이 포함되어있는 경우가 많은데, 혹시 저처럼 신규 거래처라 정보가 없는 상황에서 첫 메일을 보낼 때 메일 시작을 어떻게 해야하는지 모르는 경우, 당황하지 마시고 이 표현을 사용하면 됩니다.

 

이후 첫 메일이라면 더더욱 중요한 부분이 본인의 이름과 회사, 직급 등을 밝히는 것입니다. 이미 꾸준히 거래를 해왔다면 그냥 가벼운 small talk으로 메일을 진행하는 경우도 있지만, 처음 메일을 보낼 때에는 반드시 자신이 누구인지, 어떤 업무를 담당하고 있는지를 명확하게 상대방에게 밝혀주는 것이 필요합니다.

 

 

• Hi I 'm ~ . I'm responsible for 업무 at 회사.

 

 

이 다음 본문 관련된 내용도 빠른 시일 내에 정리해서 포스팅하도록 하겠습니다 :)