영문 이메일 수신자 호칭을 나타내는 표현 / 영어 비즈니스 메일 작성하기

안녕하세요

오늘은 영어 비즈니스 메일 작성의 기초인 이메일 수신자의 호칭 작성법에 대해 정리해보겠습니다. 

 

 

 

 

 

호칭은 이메일 작성 시 가장 먼저 들어가는 부분입니다. 영어 비즈니스 메일의 경우에도 시작하기 전 메일의 수신자에 대해 밝히고 첫인사를 들어가는데, 정확하게 호칭을 어떻게 해야할지 모르시는 분들이라면 오늘 포스팅을 끝까지 숙지하면 좋을 것 같습니다. 

 

 

 

그럼 지금부터 예시와 함께 비즈니스 메일 호칭 작성법을 알아보겠습니다. 비즈니스 제안서를 보내기 위해 파리에서 일하고 있는 Emily Cooper 담당자님께 메일을 보낸다고 가정해보겠습니다. 이때 메일의 서두에 작성할 수 있는 호칭은 아래와 같습니다. 

 

 

1. Dear Ms. Cooper,

2. Dear Emily,

 

 

 

예시에서 알 수 있듯 영어 수신자를 표현할 때는 dear이라는 영어 단어를 사용하는데요, 이때 dear은 직역하면 '친애하는 ~에게' 라는 의미로 메일 서두 수신자를 일컫는 영어 단어입니다. 

첫번째 예시처럼 Mr. 혹은 Ms. 를 붙이는 것은 격식적인 표현이며 밑의 예시처럼 이름만 붙이는 것은 보다 비격식적인 표현이라고 볼 수 있습니다. 처음 메일을 보내는 상대이거나 지위가 높은 상대에게는 Mr. 혹은 Ms.를 붙이는 것이 보다 정중해보일 것이고, 오랜기간 거래를 해온 업체에게는 가볍게 담당자의 이름을 작성하면 됩니다. 

 

 

이외에 예외적인 상황에서 쓸 수 있는 호칭 표현을 몇 개 더 정리해보겠습니다. 

 

 

 

1. 수신자가 여러명일때

 

메일을 보낼 때 여러명의 사람들이 확인해야하는 건인 경우 참조를 사용할 때도 있지만, 수신자 자체가 여러명인 경우도종종 있습니다. 예를 들면 한 명의 담당자가 아닌 팀 전체가 프로젝트의 담당자일 때는 모든 담당자들이 메일을 반드시 확인할 수 있도록 해야합니다. 이처럼 여러명의 수신자에게 메일을 보낼 때에는 아래와 같은 호칭을 사용합니다. 

 

 

- Dear all,

- Dear team,

- Dear colleagues,

 

 

개인적으로 Dear all의 경우에는 아래의 두 표현에 비해 비격식적이고 친근한 느낌이라고 생각을 합니다. 그래서 저는 비즈니스 메일을 작성할 때는 주로 한 팀 전체가 수신자일때는 Dear team을, 같은 팀 소속은 아니지만 수신자가 여러명 일때는 Dear colleagues를 사용하고 있습니다. 

 

 

2. 수신자가 누구인지 명확하지 않을 때

 

그 다음은 메일을 보낼 때 수신자가 누구인지 잘 모르는 상태로 메일을 보내야하는 경우가 있습니다. 가령, 사업 제안을 하기 위해 메일을 보내는데 해당 회사에서 담당자가 누구인지 잘 모르는 경우에는 이처럼 명확한 이름을 통해 수신자를 특정할 수 없습니다. 이러한 상황에서는 아래와 같은 표현을 사용합니다. 

 

 

- Dear whom it may concern 

 

 

저는 해외영업팀에 입사하고 가장 먼저 작성했던 영어 이메일이 바로 위처럼 수신자가 정확하게 누구인지 모르는 사람에게 보내는 건이었습니다. (이제 막 입사한 상황에서 이메일을 작성하는데 처음 호칭부터 어떻게 해야할지 몰라 사수였던 대리님께 우물쭈물 여쭤봤던 기억이 나네요...)

 

 

 

3. 특정 부서 혹은 특정 직함을 가진 인물에게 메일을 보낼 때

 

 

마지막으로 특정한 부서나 직함을 가진 사람에게 메일을 보내는 경우입니다. 상황에 따라서 팀명이나 수신자의 직함을 호칭으로 사용해야하는 때가 있는데요, 이럴 때는 포스팅 시작에서 말한 것처럼 Dear.이라는 표현 뒤에 부서명 혹은 직함을 명확하게 명시하여 작성해주면 됩니다. 

 

 

- Dear international sales team

- Dear sales director

 

 

 

이메일 작성은 해외 비즈니스 담당자와 가장 많이 소통하는 수단 중 하나인데요, 어느정도는 정해진 틀을 따라 격식을 유지하며 내용을 전달해야하기 때문에 비즈니스 메일을 처음 작성해보거나 정확하게 어떻게 작성해야하는지 모르는 분들에게 오늘 포스팅이 유용한 정보였다면 좋겠습니다. 

 

 

이메일 작성에 대한 더 많은 정보는 아래 포스팅을 참고해주세요

 

 

영어 비즈니스 메일 작성하기 / 영문 이메일 - 제목, 인사말 작성하기